為規(guī)范公司計算機和網(wǎng)站管理，提高辦公效率與水平，特制訂本辦法。
一、公司本部計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機等電子辦公設(shè)備實行統(tǒng)一管理，辦公室負責(zé)統(tǒng)一調(diào)配。辦公室建立各部門、項目部電子辦公設(shè)備臺賬，根據(jù)工作需要調(diào)劑余缺使用。
二、為便于集中招標(biāo)采購，各部門每年1月份和7月份，可對所用電子辦公設(shè)備提出更新計劃，辦公室審核后報設(shè)備管理部門，按計劃實施更新。新購設(shè)備，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理辦法及基礎(chǔ)設(shè)施控制程序要求，填寫“設(shè)備購置申請單”，報設(shè)備管理部門、辦公室審批，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采購，并納入統(tǒng)一管理范疇。
三、項目部采購計算機、復(fù)印機、打印機、照相機、攝像機、投影儀以及監(jiān)控系統(tǒng)等電子辦公設(shè)備，應(yīng)按基礎(chǔ)設(shè)施控制程序要求，由項目部提出申請，報公司辦公室，經(jīng)設(shè)備管理部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，法人代表批準(zhǔn)后采購。
分公司、子公司電子辦公設(shè)備管理參照公司固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。
四、采用招標(biāo)比價采購的方式，要求選擇合格的供應(yīng)商，采購其提供的合格的軟硬件產(chǎn)品。
五、各部門、項目部所使用的電子辦公設(shè)備，均應(yīng)明確使用責(zé)任人，由其負責(zé)設(shè)備的日常維護、保養(yǎng)工作。每一個操作人員在使用計算機、復(fù)印機等設(shè)備時，必須按技術(shù)規(guī)程操作，出現(xiàn)死機、卡紙等一般技術(shù)故障時，必須小心、妥善處理，不得野蠻操作，損壞機器。下班后，應(yīng)及時清理工作臺，關(guān)閉機器電源。同時注意保管好文件資料，防止丟失或被他人篡改，機要文件還應(yīng)做好保密工作。
六、計算機的軟件產(chǎn)品必須使用正版軟件，嚴(yán)禁下載使用非正版軟件。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以當(dāng)月崗位工資20%的處罰。對使用非正版軟件造成的損失和侵權(quán)責(zé)任，由使用者個人承擔(dān)。
七、使用過程中，應(yīng)本著便于工作、經(jīng)濟節(jié)約的原則，合理使用耗材。本部各部門所需墨盒、色帶、磁盤、紙張等耗材均統(tǒng)一至辦公室領(lǐng)取，原則上不得自行采購；辦公室對領(lǐng)用的耗材，應(yīng)完善領(lǐng)用手續(xù)，杜絕浪費、流失。項目部所使用的耗材也應(yīng)有相應(yīng)的臺帳。
八、對廢舊耗材等的處理，本部各部門統(tǒng)一交辦公室回收，辦公室一并交供應(yīng)商處理。廢舊紙張的處理，各部門收集匯總后可向有資質(zhì)的廢舊物資回收商出售，涉及公司商業(yè)機密的文件作銷毀處理。項目部的廢舊紙張由其綜合管理部門負責(zé)收集處理。
九、對所使用的計算機和U盤應(yīng)采取必要的防病毒措施，定期檢查、殺毒。外來U盤，必須先行查毒，確認無病毒后方可使用。輸入計算機的重要文件、資料均應(yīng)有備份，并做好相關(guān)標(biāo)識，以便查找。
十、公司網(wǎng)站是對外宣傳、發(fā)布信息、樹立企業(yè)形象的窗口，也是內(nèi)部交流信息、反饋意見、發(fā)送公文的渠道，公司網(wǎng)站由辦公室專人歸口管理。公司員工應(yīng)關(guān)心支持網(wǎng)站建設(shè)，在欄目設(shè)置、網(wǎng)頁編排、新聞內(nèi)容等方面多提好的意見或建議，并將公司網(wǎng)站設(shè)為瀏覽器首頁。
公司員工如有各類新聞線索、意見建議或者生活中、工作中的心聲感受，可以通過電子郵件、傳真等形式向公司網(wǎng)站提供，經(jīng)修改編輯后發(fā)布。各單位、項目部可以將工程建設(shè)情況、有關(guān)圖片發(fā)表在公司動態(tài)欄目。
十一、積極推廣應(yīng)用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。網(wǎng)站首頁最右下角設(shè)置了“內(nèi)部用戶登錄”，點擊進入可閱讀公司各類發(fā)文。各單位、部門、項目部可向公司辦公室申領(lǐng)會員名和密碼登錄收文。今后凡是不涉及公司商業(yè)機密的一般性通知、規(guī)章制度，均將在內(nèi)部公文系統(tǒng)上發(fā)布，以便于文件傳遞。會員名和密碼應(yīng)由專人妥善保管，登錄時不點擊自動記憶功能，并不得外泄。
各單位、部門如需要對外發(fā)布公告、啟事，可以與辦公室聯(lián)系，經(jīng)審批后可在網(wǎng)站首頁上發(fā)布。
十二、本辦法由辦公室負責(zé)解釋，自2011年9月實行。
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